Du har kanske hört talas om konceptet processkartläggning, men vet du vad det innebär? En processkartläggning (eller ett flödesschema som det också kallas) innebär att visualisera processer och tillvägagångssätt inom en verksamhet. En process i det här sammanhanget är en rad aktiviteter som hänger ihop och som omvandlar någon form av input till mer raffinerad output.
Målet med en processkartläggning är att skapa samsyn i verksamheten och mer samverkan över såväl funktion som linje. På ett systematiskt och strukturerat sätt identifieras verksamhetens behov av förbättringar tillsammans med intressenterna. Det handlar om att göra verksamhetsanalyser för att skapa underlag för prioritering av olika typer av insatser som möjliggör effektiviseringar.
Hur går en processkartläggning till?
Det finns olika sätt att genomföra en processkartläggning på. Det mest effektiva brukar vara att visualisera hela processen från input ända fram till output. Dessutom ska de krav, risker och resurser som är förknippade med varje aktivitet dokumenteras och visas upp. På det sättet blir det tydligt att processen påverkas av en mängd olika faktorer.
En processkartläggning genomförs ofta som en serie workshops som leds av en processutvecklare. Vid dessa tillfällen samlas alla intressenter och tillsammans kartlägger de hela processen med alla dess steg. Ibland kan det innebära att personer i verksamheten träffas för första gången - trots att de i många år arbetat i samma process, och mot samma mål.
När processkartläggningen är genomförd finns det en gemensam bild av verksamheten, dess relationer och samband. Det underlättar sedan kommunikationen mellan olika intressenter - eftersom de numera “pratar samma språk”. Visualiseringen innebär också att det blir lättare att diskutera och analysera hur en verksamhet kan förbättras.
När nuläget är kartlagt är det dags att börja fundera på förbättringspotential. Genom att låta alla intressenter komma med förslag på hur processen kan förbättras får ni bra input till arbetet. Genom en workshop kan därefter processkartläggningen kartläggas gemensamt i grupp. Det kan handla om att alla får skriva på post it-lappar vilka förslag de har - sedan tittar ni på förslagen tillsammans och alla får rösta på vilka förbättringar i processkartläggningen som är mest angelägna att prioritera.
På det sättet kan ni skapa ett bra första underlag till styrgruppen för processkartläggningen. Det blir styrgruppens uppgift att titta på prioriteringen och besluta huruvida det är dags att genomföra några förändringar.
Roller inom processorienterat arbetssätt med processkartläggning
För den organisation som vill fortsätta arbeta med processkartläggning och anamma ett processorienterat arbetssätt är det värdefullt att utse och definiera ett antal roller. Några vanliga roller inom det här området är processägare samt processledare - dessutom kan det behövas en styrgrupp för processen och en arbetsgrupp. Processägarens roll är att ta de övergripande besluten kring prioritering av olika förbättringsaktiviteter.
Detta gör processägaren tillsammans med styrgruppen för processen inom ramen för processkartläggningen. I styrgruppen bör det finnas chefer som representerar de olika intressentgrupperna. Processledaren leder arbetet i arbetsgruppen som genomför de operativa åtgärderna - det kan handla om att byta ut ett IT-system, förbättra manualer och instruktioner eller att effektivisera processen genom att förändra arbetsrutiner.
Ibland kan det upplevas förvirrande för en organisation att införa ett processorienterat arbetssätt som går på tvärs med linjeorganisationen. Det kan bli otydligt med mandat, roller och ansvar. Därför är det viktigt att vara noggrann med att definiera de olika rollerna och vad de innebär. Då minskar ni risken för överlappning, missförstånd och konflikter.
Processorienterat arbetssätt inom processkartläggning - och relationen till linjeorganisationen
Linjeorganisationen fungerar ofta som stuprör där de som arbetar inom respektive enhet inte har särskilt mycket kontakt med de övriga enheterna. Och detta trots att de egentligen arbetar inom samma process och mot samma mål.
Ett exempel kan vara ett universitet som publicerar avhandlingar och artiklar som forskarna vid universitetet skriver. Kortfattat ser processen ut så här: en forskare skriver en avhandling eller en artikel. Forskaren publicerar artikeln i universitetets publiceringssystem. En bibliotekarie granskar den bibliografiska posten som forskaren lagt in och rättar eventuella felaktigheter. Sedan synliggör kommunikationsenheten publikationen via en automatisk funktion på universitetets publika webbsida.
Åtminstone tre olika delar av universitetet är inblandade i processen och processkartläggningen - men alla har samma mål: att synliggöra den akademiska produktionen. Forskaren arbetar vid en institution, bibliotekarien vid biblioteket och IT-utvecklaren och webbmastern vid kommunikationsenheten har skapat upp den automatiska funktionen som visar upp publikationen på den publika webbsidan.
Så funkar processkartläggning inom en matrisorganisation
En organisation som tillämpar processorienterat arbetssätt parallellt med en traditionell linjeorganisation utgör en så kallad matrisorganisation. En stor fördel med detta är att processer kan effektiviseras och leveransernas kvalitet kan öka. Risken är att matrisorganisationen upplevs som förvirrande bland de anställda. Men som vi nämnt går det att undvika denna förvirring genom att vara väldigt tydlig med olika roller och vilka mandat som är förknippade med dessa roller. Prime Arch är ett utmärkt EA-ramverk som passar den organisation som vill arbeta mer med processorienterat tänkande och arbeta med processkartläggning.