En organisationsstruktur beskriver hur en viss organisation ser ut, vilka roller och ansvarsområden som finns och hur kommunikationen fungerar och löper mellan olika delar av organisationen. En stor fördel med att ha en formell organisationsstruktur på plats, visualiserad och kommunicerad inom organisationen är att det blir tydligare vem som har vilket ansvar och vart man ska rapportera problem. I den här artikeln kommer vi titta närmare på vad en organisationsstruktur är och vilka nyttor som finns med att ha en beslutad organisationsstruktur på plats i exempelvis en kommun eller ett landsting.
Varför ska man rita upp en organisationsstruktur?
Att ha en organisationsstruktur på plats brukar leda till effektivt arbete och en tydlighet för medarbetarna när det gäller vilket arbete som ska utföras var. Detta gäller på alla nivåer i organisationen - från medarbetare till chefer. Varje enhet och avdelning blir mer produktiv när det är tydligt vart uppgifter ska delegeras. Detta skapar mer fokus och energi.
Att välja rätt organisationsstruktur
När det gäller att välja rätt organisationsstruktur så är grundfrågan vad som fungerar bäst för den specifika verksamheten? För att kunna svara på det finns det en rad faktorer att ta hänsyn till.
Man behöver till exempel fundera över hur lång man vill att kommandokedjan ska vara inom organisationen. Kommandokedjan avgör hur beslut och delegerade uppgifter hanteras och reser upp och ner genom organisationen. En annan fråga att ta ställning till är hur stort eller litet kontrollspannet ska vara? Kontrollspannet avgör vilka medarbetare som arbetar under vilken arbetsledare samt vilka arbetsuppgifter som faller under vilken enhets ansvar. Till sist är det viktigt att fundera över hur beslutsfattandet och makten inom organisationen ska koncentreras; handlar det om en centraliserad eller en decentraliserad organisation?
Vad behöver vara definierat i organisationsstrukturen?
På pappret är en organisationsstruktur en visuell bild som beskriver organisationens olika nivåer, var olika medarbetare befinner sig, vad alla gör och vart de anställda rapporterar. Dessutom ska organisationsstrukturen beskriva hur beslut fattas inom organisationen. Det finns olika sätt att rita upp en organisationsstruktur. Utgångspunkter kan exempelvis vara organisationens olika funktioner, vilka marknader organisationen riktar sig mot, vilka processer som finns eller hur beslutsfattandet går till.
Alla organisationer - med ett eventuellt undantag för riktigt små organisationer med bara några få anställda - behöver en organisationsstruktur. Men annars är organisationsstrukturen viktig för såväl myndigheter som kommuner, landsting och privata företag. Ju större organisationen är desto viktigare är det att ha en tydlig organisationsstruktur på plats.
Den visuella bilden kan fungera som ett utmärkt verktyg för att introducera nya medarbetare till organisationen. Dessutom är den lämplig att använda när det är dags för organisationsförändringar. Då kan bilden användas för att förklara och motivera de tänkta förändringarna.
Centraliserad eller decentraliserad?
I en centraliserad organisation är makten koncentrerad till ett fåtal individer högt upp i organisationen. Militären är ett exempel på en sådan organisation. I en decentraliserad organisationen har medarbetarna större makt och möjlighet att påverka organisationen. Det här är vanligt, inte minst inom nya, moderna tech-företag som webbyråer. Decentraliserade organisationer är ofta bättre på att anpassa sig efter nya förhållanden. Men medarbetarna kan uppleva frustration kring att det inte finns någon som går in och pekar med hela handen när det behövs.
Att genomföra en organisationsförändring
Vid organisationsförändringar är det lätt att tro att en förändrad organisationsstruktur ska lösa de problem som finns i organisationen. Innan arbetet sätter igång är det viktigt att ha realistiska förväntningar på organisationsförändringen. Kanske finns det andra faktorer och problem som påverkar så mycket att organisationsförändringen inte kommer att göra så stor skillnad? Själva organisationsförändringen i sig tar också mycket kraft och energi, och den kan skapa oro bland personalen.
Olika typer av organisationsstrukturer
Några exempel på typer av organisationsstrukturer är funktionsorganisation, divisionsorganisation, produktorganisation och processorganisation. En funktionsorganisation är indelad utifrån de uppgifter som utförs. Divisionsorganisationen är vanlig bland större företag och fokuserar på produkter, projekt, marknader eller industrier. En produktorganisation är en form av divisionsorganisation där varje division är dedikerad till just en produkt eller produktlinje. Medan en processorganisation är indelad utifrån de olika typer av processer som kartlagts.
Olika organisationsstrukturer har varierande för- och nackdelar. Sällan finns det en variant som löser alla problem som kan uppstå när det gäller ansvar, mandat och kommunikation. Men rätt organisationsstruktur för den typ av verksamhet som bedrivs kan skapa goda förutsättningar för ett effektivt och välstrukturerat arbete, samt minska frustration och irritation på arbetsplatsen.
Oavsett vilken organisationsstruktur som tillämpas i en given verksamhet är det viktigt att komma ihåg att strukturen behöver vara känd och kommunicerad till hela verksamheten för att den verkligen ska göra nytta. Alla behöver känna till hur helhetsbilden ser ut och sin egen plats i helheten. Det här är en grundförutsättning för att fungera i sin roll på en större arbetsplats.
Läs vidare
Vill du läsa mer om organisation? Klicka här för att läsa om organisation i Prime Arch appen.
Du kan också ladda ner appen i Appstore eller Google Play.
Comments